Automatisez simplement vos prises de rendez-vous

Généralement, prendre un rendez-vous par téléphone nécessite mine de rien un temps non négligeable. Chacun butine dans son agenda, et trouver un créneau de disponibilité commune peut facilement prendre 10 minutes. Si votre activité s’appuie sur ce préalable, et que vous multipliez les RDV jour après jour, faites donc le calcul du temps gaspillé ainsi chaque mois !

Ne serait-il pas plus simple d’automatiser ce processus, afin de vous consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée ? Bien entendu, mais comment ? Il existe de nombreux outils fort bien conçus pour cela. En prime, ils vous permettent le plus souvent d’associer ces RDV à un règlement en ligne. Vous n’aurez ainsi pas à revenir sur ce point plus tard, et cela réduira mécaniquement le risque d’annulation. Cette approche s’avère en prime la plus efficace pour vous assurer d’être payé en cas de prestation à distance.

De plus, quasiment tous sont autosuffisants. Ils ne nécessitent pas de disposer d’un site Web. Mais le cas échéant, rien ne vous interdit de les intégrer dans un site déjà existant, en ne retenant si vous le souhaitez que les parties que vous choisirez.

Je vais aborder essentiellement cinq solutions. Les deux premières présentent un avantage de taille : exister aussi en version gratuite. Commençons par Calendly. Très bien établi, ce service peut s’interfacer avec de nombreux autres outils, et offre une interface aussi claire que conviviale. Attention cependant, la version gratuite vous impose un marquage Calendly et ne supporte pas les paiements. Mais vous savez ce que je pense du gratuit. Une fois validé votre intérêt, fendez-vous donc des 7€ mensuels demandés pour la version payante, elle le mérite.


J’apprécie aussi beaucoup l’excellent Vectera, qui cumule à la fois un module de prise de RDV avec un système de visioconférence doté de fonctions de travail collaboratif (tableau blanc, partage de fichiers, salles privées, navigateur Web partagé…). Un cocktail idéal, notamment pour la formation, le conseil, le coaching, l’accompagnement… Sa version payante revient à 10$ par mois, l’édition gratuite se limitant notamment à 4 salles et deux participants maximum par session.

Venons-en maintenant à la Rolls du RDV en ligne, à savoir Book like a boss. Rassurez-vous, il vaut largement mieux que son nom. Le budget augmente par rapport à Calendly, mais les prestations aussi. BLAB synthétise en une page une présentation valorisante de votre activité (voir mon exemple pour Multimediatique) : présentation, liens divers, photos, prise de RDV de différents types avec ou sans paiement, témoignages, foire aux questions… Comptez de 9 à 30$ par mois selon les options, le bon compromis se situant pour beaucoup de professionnels dans la formule à 12$.

Plus proche de Calendly, Cogsworth ajoute à son modèle d’appréciables idées, comme la possibilité de poser des questions lors de la prise de rendez-vous (modalités, vérification des préalables, gestion d’équipe…). Là encore, le ticket d’entrée se place à 9$/mois (mais sans paiement), avec la possibilité d’une offre d’essai à 2$ pour 45 jours.

Enfin, j’en citerai un dernier : Zoom.ai. Non non, il n’y a aucun rapport avec le fameux service de visioconférence. Zoom.ai se positionne aussi sur le créneau de Calendly et Cogsworth. Il apporte une richesse fonctionnelle impressionnante, mais au prix de certaines complications dans sa mise en œuvre.

Voilà, vous n’avez plus d’excuses pour continuer à assurer des tâches de secrétariat alors que votre temps est compté.


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